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ÉTIQUETTE TÉLÉPHONIQUE POUR LES APPELS PROFESSIONNELS

Pour la plupart des types d'organisations, le téléphone a un rôle important à jouer dans les opérations quotidiennes. Ceci est dû au fait que les organisations ont besoin de contacter les commerçants, les partenaires commerciaux, la clientèle ou les clients. Ils sont également importants puisqu'ils ouvrent une porte à la correspondance avec les clients en leur permettant de contacter l'entreprise dans ses heures d'ouverture. Aussi essentiel que le téléphone semble être, il est donc impératif que les organisations connaissent la différence entre une bonne et une mauvaise étiquette téléphonique.

Ils doivent comprendre que la façon dont ils communiquent avec les clients et les partenaires commerciaux par téléphone, les représentera sous un jour positif ou négatif. Entre les mains d'un employé, d'un gestionnaire ou d'un entrepreneur mal préparé, l'utilisation du téléphone peut avoir un impact négatif sur l'entreprise. Par conséquent, il est essentiel que les organisations préparent soigneusement leurs travailleurs sur la bonne et la mauvaise étiquette téléphonique.

Combien bien communiquer au téléphone?

La technique que vous véhiculez doit être orientée vers l'auditoire, les circonstances et la nature du message qui doit être communiqué. Souvent, un appel est l'approche la plus idéale pour communiquer une information.

Lorsque vous choisissez d'utiliser le téléphone pour communiquer, assurez-vous de jeter un coup d'œil aux choses à faire et à ne pas faire.

Ce que vous devez faire au téléphone

  • Bien que les appels téléphoniques sont vitaux pour la communication, vous ne devez pas appeler quelqu'un plus de trois fois.
  • Vous devez répondre au téléphone avec un accueil positif, par exemple "Salut", "Allô" ou "Bonjour" et ainsi de suite. Après l'accueil, l'individu qui répond au téléphone doit donner son nom et le nom de l'entreprise ou de l'association qui a été contacté.
  • Mettez un sourire avant de passer ou de répondre à un appel téléphonique. Lorsqu’un intervenant sourit, il influence le son de sa voix, lui donnant un ton plus cordial.
  • Pour plus de clarté, le téléphone doit être tenu avec une séparation de deux doigts de la bouche.
  • Parlez avec un ton incomparable en utilisant une voix qui n'est ni trop forte ni trop faible. Les mots doivent être articulés et suffisamment modérés pour que les individus puissent comprendre ce qu'on leur dit.
  • Si quelqu'un doit être mis en attente, demandez d'abord l'autorisation et donnez-lui le choix de laisser un message téléphonique. Lorsque vous les reprenez, remerciez-les pour démontrer que leur temps est respecté.
  • Lorsque quelqu'un parle, écoutez ce dont il ou elle a besoin de dire sans intrusions.
  • Lors d'un appel, un intervenant doit exprimer son nom de manière fiable avant de demander à parler à la personne appelée.
  • Retourner rapidement les appels téléphoniques. Si vous avez donné un délai pour le retour d'un appel, assurez-vous de respecter cette limite.
  • Avant de transférer un appel, confirmez que la personne à laquelle l'appel est transféré est disponible et donnez-lui le nom de l'appelant avant d'effectuer le transfert.

Ce que vous ne devrez pas faire au téléphone

  • Ne répondez pas au téléphone sur la première sonnerie. Les appelants ne s'y attendent pas et seront pris par surprise.
  • Essayez de ne pas répondre au téléphone lorsque vous mangez ou buvez.
  • Si vous devez mettre quelqu'un en attente, revenez régulièrement à lui et assurez-vous qu'il vous répondra dans les plus brefs délais.
  • Ne dites jamais: "Je n'en ai aucune idée" lorsque vous discutez avec quelqu'un au téléphone. La réaction parfaite à une enquête où il n'y a pas de réponse positive est de dire: "Je vais examiner cela pour vous."
  • Lorsque vous converser avec un client, ne dites jamais rien qui puisse être interprété comme un manque de discernement. L'individu qui répond au téléphone devrait converser avec l'appelant poliment à tout moment.
  • Un répondant ne doit jamais utiliser d'argot lorsqu'il parle à un invité. Les jurons ne doivent en outre jamais être utilisés et peuvent être illégaux dans des situations spécifiques, conformément aux lois mauriciennes.
  • Essayez de ne pas transférer un appel sans demander cette autorisation.
  • Au moment de terminer un appel téléphonique, ne raccrochez pas sans une conclusion positive, par exemple «Merci d'avoir appelé» ou «Passez une bonne journée!